
Når det handler om at optimere arbejdsprocesser og sikre compliance i virksomheder, kan automatisering spille en afgørende rolle. For nylig hjalp jeg en kunde med at udvikle og implementere et system, der automatisk validerer deres kunders EU momsnumre via VIES (VAT Information Exchange System). Dette system er fuldt integreret med deres ERP-løsning e-conomic og deres sign-up formular på hjemmesiden. Her er en gennemgang af, hvordan løsningen blev skabt, og hvordan den tilføjer værdi.
Kundens udfordring
Auto-Mow ApS stod over for flere udfordringer i deres eksisterende arbejdsgang:
- Tidskrævende validering: Validering af EU momsnumre blev udført manuelt, hvilket tog tid og åbnede mulighed for fejl.
- Compliance-risici: Ugyldige momsnumre kunne resultere i problemer med EU-momsrapportering.
- Brugeroplevelse: Nye kunder oplevede unødvendige forsinkelser under oprettelsen, da deres momsnumre skulle kontrolleres manuelt.
Der var behov for en automatiseret løsning, der kunne validere momsnumrene i realtid og integreres problemfrit med deres eksisterende systemer.
Løsningen: Automatisk momsvalidering
Jeg designede og implementerede et system, der kombinerer tre vigtige komponenter:
Integration med VIES API og det schweiziske UID system: VIES er en EU-platform, der giver mulighed for at validere momsnumre i alle medlemslande. Systemet kalder VIES’ API for at kontrollere, om et indtastet momsnummer er gyldigt og tilhører en registreret virksomhed. I Schweiz har man et tilsvarende system kaldet UID.
ERP-integration med e-conomic: For at sikre, at validerede momsnumre straks blev opdateret i virksomhedens ERP-system, udviklede jeg en integration med e-conomic. Dette betyder, at nye kunder og deres momsoplysninger automatisk registreres og synkroniseres.
Real-time validering i sign-up formularen: Jeg byggede en funktion, der integrerer valideringen direkte i virksomhedens online sign-up formular. Når en ny kunde indtaster deres momsnummer, valideres det med det samme via VIES, og kunden får øjeblikkelig feedback, hvis noget er forkert.
Teknisk implementering
Her er et teknisk overblik over, hvordan løsningen blev bygget:
- Backend-arkitektur:
- Systemet blev udviklet som en mikroservice i C# med REST API-endepunkter.
- Kommunikationen med VIES API’et foregår via SOAP, som blev håndteret ved hjælp af et bibliotek til SOAP-anmodninger.
- Integration med e-conomic:
- Jeg anvendte e-conomics REST API til at oprette og opdatere kundeoplysninger. API’et giver adgang til at manipulere data som kundeprofiler og momsoplysninger.
- Frontend-integration:
- I sign-up formularen blev der implementeret en AJAX-baseret valideringsmekanisme. Når kunden indtaster deres momsnummer, sendes en anmodning til backend-systemet, som derefter returnerer resultatet af valideringen.
- Fejlhåndtering:
- Systemet er bygget med robuste mekanismer til at håndtere scenarier som utilgængelighed af VIES-tjenesten. Hvis VIES ikke svarer, får kunden en besked om, at valideringen ikke kunne gennemføres, og data gemmes midlertidigt til manuel opfølgning.
Resultater
Efter implementeringen oplevede kunden en række forbedringer:
- Tidsbesparelser: Den automatiske validering eliminerede behovet for manuelle tjek og frigjorde ressourcer til andre opgaver.
- Forbedret compliance: Systemet sikrede, at kun gyldige momsnumre blev registreret, hvilket reducerede risikoen for fejl i momsrapporteringen.
- Bedre brugeroplevelse: Nye kunder kunne nu hurtigt og uden problemer gennemføre oprettelsesprocessen.
- Effektiv datasynkronisering: Takket være integrationen med e-conomic blev kundedata automatisk opdateret uden behov for manuel indgriben.
Læringer og fremtidige muligheder
Denne case viser, hvordan automatisering og integration kan forenkle komplekse processer og skabe værdi på flere niveauer. Fremadrettet kunne løsningen udvides med yderligere funktioner som:
- Batch-validering: Validering af eksisterende kunders momsnumre i periodiske intervaller.
- Notifikationer: Automatiske beskeder til kunder, hvis deres momsnummer bliver ugyldigt.
- Flersproget support: For bedre at servicere internationale kunder.
Ved at automatisere rutineprægede opgaver som denne kan virksomheder spare tid, undgå fejl og give deres kunder en langt bedre oplevelse.
Dette projekt er implementeret for Auto-Mow ApS, der med en stor international kundebase, brugte mange ressourcer på at sikre at EU momsnumre var i orden. Efter implementeringen kører dette nu problemfrit.
Har du lignende udfordringer i din virksomhed? Tøv ikke med at kontakte mig – sammen kan vi skabe en løsning, der matcher dine behov.
0 kommentarer